Қоғамдық сілтемелердің ұзақмерзімділігі және email көрсетілуі

Файлдарға ортақ қолжетімділік үшін жасалған қоғамдық сілтемелер жылдар өтсе де жұмыс істей береді және файлды ашқан кез келген адамға иесінің электрондық поштасын көрсетеді. Мысалы, 2021 жылы жасалған сілтеме әлі де белсенді және файлды ашқан әр қолданушыға иесінің email-ін көрсетеді. Бұл ретте Google мұндай келушілерді анонимді жануарлар ретінде көрсетеді.

Сілтеменің әрекет ету мерзімін орнату мүмкіндігі Google, Microsoft және Dropbox-та тек ақылы тарифтерде ғана қолжетімді.

Бұлттық файлдарға қолжетімділік түрлері

Бұлттық сервистердегі файлдарға қолжетімділіктің екі негізгі түрі бар:

• Аты бойынша қолжетімділік — әр қолданушыға жеке құқықтар берілетін тізім, оларды мәзір арқылы өшіруге болады.

• Сілтеме арқылы ортақ қолжетімділік — қолжетімділік тек сілтеменің болуына байланысты, қолданушы аты маңызды емес.

Көп жағдайда сілтеме арқылы ортақ қолжетімділік әдепкі бойынша орнатылады, себебі бұл файлмен бөлісудің ең жылдам жолы. Қолданушыны тізімнен өшіру сілтеменің жұмыс істеуіне әсер етпейді — ол белсенді болып қала береді.

Google бұл екі тәсілді ажыратады: жеке қолжетімділік үшін аккаунтқа кіру қажет, ал сілтеме арқылы ортақ қолжетімділік файлды авторизациясыз ашуға мүмкіндік береді, бұл мұндай сілтемелердің ұзақ өмір сүруін түсіндіреді.

Сілтеме арқылы қолданушылардың анонимділігі

Қоғамдық сілтеме арқылы файл ашылғанда қолданушылардың аты көрсетілмейді. Google-дың айтуынша, жеке шақырылмаған кез келген адам анонимді жануар (мысалы, тапир немесе сурикат) ретінде көрінеді. Аттар тек жеке қолжетімділік берілгендерге немесе таратылымға кіретіндерге ғана көрінеді. Сілтеме арқылы қолжетімділік кезінде бұл шарт орындалмайды, файл қанша уақыттан бері бар екеніне қарамастан.

Құжатта анонимді қолданушылардың пайда болу себептері: файлды тарату, Google-ға кірмеу, аккаунт атын өзгерту немесе сілтемені басқа адамдарға жіберу. Сілтеме жіберілгеннен кейін ол шексіз адамға қолжетімді болады, ал қарау журналы аттарды көрсетпейді, себебі қолжетімділік авторизациясыз жүзеге асады.

Сілтеменің әрекет ету мерзімі — ақылы функция

Сілтеменің әрекет ету мерзімін орнату барлық провайдерлерде ұсынылады, бірақ қарапайым қолданушылар үшін бұл функция қолжетімсіз. Google оны тек жұмыс немесе оқу аккаунттарына және тек жеке қолжетімділік үшін береді, сілтеме арқылы ортақ қолжетімділік үшін емес. 2025 жылдың қарашасында Google ортақ дискілердегі файлдар мен папкаларға мерзім орнату мүмкіндігін қосты, ол тек Workspace-те қолжетімді.

Microsoft мерзім мен парольмен қорғауды тек Microsoft 365 жазылушыларына ұсынады. Dropbox бұл функцияны тек кәсіби және бизнес-тарифтерде береді. Тегін және базалық тарифтерде сілтемені автоматты түрде өшіру жоқ — қолжетімділікті қолмен өшіру керек.

Файлдарыңызға қолжетімділікті қалай тексеруге және шектеуге болады

Google қолданушыларға сілтеме арқылы бөліскен барлық файлдардың тізімін бермейді. Google Drive іздеу сүзгілерінде ортақ қолжетімділік бойынша сүзгі жоқ, іздеу операторлары да көмектеспейді.

Маңызды құжаттар сақталған папкаларды (салық, келісімшарттар, түйіндеме, медициналық анықтамалар, жеке фотолар) тексеруден бастаған жөн. Әр файл үшін қолжетімділік диалогын ашып, ортақ қолжетімділікті «Шектеулі» етіп орнатыңыз. Осыдан кейін тек тізімдегі қолданушылар ғана қолжетімділік алады, ал сілтеме қалған адамдар үшін, оның ішінде сілтемені алғандар үшін де жұмысын тоқтатады.

Осындай әрекеттерді OneDrive және Dropbox-та да жасауға болады, мұнда да ескі сілтемелерді қолмен өшіру қажет.

Маңызды шектеулер

Сілтемені өшіру тек болашақта қолжетімділікті тоқтатады. Бұл бұрын жүктелген файлдарды қайтарып алуға мүмкіндік бермейді — олардың көшірмелері басқа құрылғыларда сақталып қалуы мүмкін және олардың санын білу мүмкін емес.

Қысқаша кеңестер:

• Маңызды файлдар мен папкалардың қолжетімділік баптауларын тексеріңіз.

• Ескі файлдар үшін сілтеме арқылы ортақ қолжетімділікті өшіріңіз.

• Сілтеменің әрекет ету мерзімін автоматты түрде шектеу тек ақылы тарифтерде бар екенін есте сақтаңыз.

• Сілтемені өшіру бұрын жүктелген файл көшірмелерін жоймайды.